"To do List" Dekanatsfusion

Was ist zu tun? Welche Arbeitshilfen gibt es?

Die Kirchenverwaltung stellt auf einer eigenen Seite zahlreiche Arbeitshilfen für die Dekanatsfusionen zur Verfügung, etwa einen Zeitplan und Hinweise zur Raumplanung (Dekanatsgebäude).
Alle Fäden laufen in einer sogenannten "Steuerungsgruppe" zusammen, zu der DSV- und Synodenmitglieder beider Dekanate gehören. Darüberhinaus gibt es gemeinsame Tagungen beider Vorstände und beider Pfarrkonferenzen (korrekt: Dekanatskonferenzen) sowie der einzelnen Arbeitsbereiche und Handlungsfelder.

Zu den anstehenden Aufgaben gerhört laut Kirchenverwaltung u.a. (die folgenden Erläuterungstexte bis "##" stammen von dort):

Sozialraumanalyse:
Sozialräumliche Fragestellungen spielen bei den konzeptionellen Planungen für einzelne Arbeitsbereiche eine wesentliche Rolle. Für die Erarbeitung des gemeindepädagogischen Regionalplans ist eine Sozialraumanalyse ausdrücklich gefordert. Es empfiehlt sich eine solche, in einem frühen Stadium des Vereinigungsprozesses im Hinblick auf die Aufgabenwahrnehmung des neuen Dekanats vorzunehmen. Das Zentrum Gesellschaftliche Verantwortung sowie das Referat Sozialforschung und Statistik unterstützen hierbei - auch durch Bereitstellung von Materialien.

Zusammenführung der Verwaltungen:
Zur Zusammenführung der Dekanatsverwaltungen gibt es gute Erfahrungen mit eigenen Teilprozessen zur Klärung der Aufgabenverteilung und Entwicklung einer neuen Teamstruktur unter externer Moderation (z.B. durch das IPOS).

Trägermodelle von Kindergärten u.ä.:
Prozesse zur Einführungen von Kita-Trägermodellen auf Dekanatsebene sind erfahrungsgemäß sehr zeitintensiv und im Jahr vor einer Dekanatsvereinigung nur schwer umzusetzen. Bei Bedarf können Trägermodelle aber in einem frühen Stadium des Vereinigungsprozesses angegangen werden. Möglich ist, dass eines der beteiligten Dekanate die Trägerschaft für die Kitas des künftig vereinigten Dekanats schon vorab übernimmt.

Vereinigungskonzeption:
Zum Festhalten der bereits angegangenen Maßnahmen zur inhaltlich – konzeptionellen und strukturellen Zusammenarbeit am Ende der Vorbereitungsphase sowie zur Weitergabe der noch offenen Aufgaben an den Dekanatssynodalvorstand des neuen Dekanats wird für die zum 1. Januar 2019 vorgesehenen Dekanatsvereinigungen die Erarbeitung einer Vereinigungskonzeption empfohlen. Eine zusätzliche Vereinigungsvereinbarung nach § 19 Dekanatsneuordnungsgesetz ist dann nicht erforderlich.

Dekanatssitz - Raumplanung bei Anmietungen:
Erfahrungsgemäß sollte dieser Prozess spätestens zwei Jahre vor dem Vereinigungstermin ansetzen. Neben den Abstimmungen – untereinander und mit der Kirchenverwaltung - sowie den erforderlichen Genehmigungsverfahren ist auch ausreichend Zeit für eventuell notwendige bauliche Maßnahmen einzuplanen. Sollten mit Hilfe eines Gebäudeentwicklungskonzepts (GEK) verschiedene Varianten erarbeitet werden, verlängert sich der Zeitrahmen um weitere neun Monate. Daraus ergibt sich als grobe Zeitplanung:
1. Bis November 2016 Bestandsaufnahme und konzeptionelle Vorplanung in den Dekanaten
2. Bis Februar 2017 Rückmeldung auf Vorplanung und Verabredung des weiteren Vorgehens mit der Kirchenverwaltung
3. Konkrete Standortsuche und –planung in den Dekanaten unterstützt durch Kirchenverwaltung (bei Durchführung mit GEK Verlängerung um ca. 9 Monate)
4. Entscheidung über Standort und Umsetzung (Anmietung / Baumaßnahme)
5. Genehmigung (Anmietung / Baumaßnahme)

Haushaltsplanung (Dekanatssynode):
Für das Haushaltsjahr 2018 sind aufeinander abgestimmte Haushaltspläne zu erstellen. Hierzu sollte ein gemeinsamer Finanzausschuss nach § 47 DSO gebildet werden. Zu beachten ist die flächendeckende Einführung der Doppik im Vorbereitungszeitraum der Dekanatsvereinigung, die zusätzlich personelle Ressourcen binden wird.

Beteiligung der Mitarbeitervertretungen (MAV):
Bei mit der Dekanatsvereinigung verbundenen organisatorischen Veränderungen besteht ein Mitwirkungsrecht der Dekanats-MAV (§ 38 MAVG).  Die MAV soll in den Prozess der konzeptionellen Entwicklung für die einzelnen Arbeitsbereiche und die Erarbeitung einer Vereinigungskonzeption einbezogen sein.##

Weitere Materialien:
+ Eine Übersichtskarte der neuen Dekanatsstruktur in der EKHN gibt es unter folgendem Link.

+ Die ersten Dekanatsfusionen haben bereits zum 1. Januar 2016 fusioniert - laut EKHN haben sie sich "das Ja-Wort gegeben".

31.12.2016